Delegowanie zadań, uprawnień w firmie

Jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, gdy chcesz oddzielić swoje życie prywatne od zawodowego, jest umiejętność delegowania zadań i bycia jak najmniej potrzebnym dla swojej firmy. Jeśli nikt nie może Cię zastąpić, jak możesz cieszyć się czasem poza pracą, jeśli jesteś ciągle potrzebny i zawsze niezastąpiony? A zatem w takich sytuacjach pojawia się konieczność: delegowania obowiązków pracy.

Jak delegować zadania i uprawnienia w firmie? - porady

Poniżej znajdują się porady dla przedsiębiorców i kierowników, by w sposób właściwy potrafili delegować zadania swoim pracownikom.

Rozwój umysłowy pierwszym etapem delegowania zadań

Delegowanie uprawnień nie może być improwizowane. Przede wszystkim dlatego, że oznacza to utratę kontroli z Twojej strony, ponieważ nie jesteś już osobą wykonującą pracę. Dlatego przed rozpoczęciem delegowania zadań należy popracować nad sobą, aby nie mieć już tej tendencji do chęci kontrolowania wszystkiego i przez cały czas. Porzekadło "nic nie robi się lepiej samemu" jest złudne, ale trzeba przyznać, że mocno zakorzeniło się w podświadomości. Nawet jeśli chcesz, aby Twoje zespoły brały na siebie większą odpowiedzialność i mniej się do Ciebie zwracały, musisz się cofnąć i sprawdzić, czy główną przeszkodą w delegowaniu zadań nie są Twoje nieświadome odruchy lub pewne praktyki. Jeśli Twój zespół boi się, że zrobi coś niewłaściwego, nie będzie w stanie wykonać pewnych zadań bez pytania o Twoją zgodę. Z czasem mogą wyrobić w sobie odruch zwracania się do Ciebie, aby uniknąć robienia czegoś źle lub uniknięcia winy i dlatego nieświadomie wolno im działać bez Twojego wsparcia.

Zaufanie i motywacja: podstawa właściwego delegowania zadań

Aby dobrze zacząć, musisz najpierw zaangażować swoich pracowników. Większość z nich będzie zmotywowana wzrostem umiejętności i know-how, ale będzie się bała źle wykonywać zadania. Aby wzięli na siebie odpowiedzialność za zadania, zaangażowali się, zrozumieli, że są one teraz częścią ich obowiązków i byli w stanie składać propozycje, musisz sprawić, by zrozumieli, czego od nich oczekujesz i jaka jest stawka w ich delegowaniu. Delegując zadania, powierzasz im obowiązki, które bez wątpienia pozytywnie wpłyną na ich motywację i które często będą musiały być zwiększone w wynagrodzeniu, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej. Delegowanie zadań w pracy jest przede wszystkim oznaką zaufania: wierzysz w zdolność swojego pracownika do wykonania zadania.

Obszary docelowe i zadania

Delegowanie nie oznacza "wyrzucenia" wszystkich zadań z dnia na dzień. Nie wystarczy powiedzieć komuś, że musi coś dla Ciebie zrobić. Musisz wziąć pod uwagę, że delegowanie wymaga czasu, aby się go nauczyć i że musisz się upewnić, że delegujesz zadania jedno po drugim, aby delegowanie zakończyło się sukcesem.

Należy więc zacząć od określenia swoich priorytetów: zadań, które chcemy zachować (jeśli w ogóle) i tych, które chcemy oddelegować. Musisz określić, które z nich pozwolą Ci zaoszczędzić czas, a które chcesz zachować ze względu na ich strategiczny charakter. Kiedy już je wybierzesz, musisz wiedzieć, komu zamierzasz je powierzyć. Nie wszyscy Twoi pracownicy będą mieli umiejętności do wykonywania pewnych zadań lub chęć przyjęcia na siebie odpowiedzialności. Konieczne jest zatem wybranie pracownika, który najlepiej nadawałby się do przejęcia delegacji. Dlatego też konieczne jest zrozumienie, czy dana osoba jest kompetentna (lub nawet bardziej kompetentna niż Ty), czy chce poprawić swoje umiejętności lub ma predyspozycje niezbędne do wykonania misji.

Delegacja progresywna zadań

Przed delegowaniem zadań pamiętaj, że musisz przedstawić ich kontekst i jaką rolę ogrywają w ramach projektu firmy. Nie ma mowy o przekazaniu pochodni i nie dbaniu o nią. Twój pracownik musi rozumieć kontekst, w jakim odbywa się delegowanie. Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie: dlaczego to zadanie jest fundamentalne dla firmy? Nadanie znaczenia jego wykonaniu jest sprawą podstawową.

Po drugie, zasadniczo nie można przekazywać delegacji bez harmonogramu. Chodzi o to, by robić to stopniowo, na przykład powierzając część swoich zadań, zwłaszcza to, co jest stosunkowo rutynowe lub operacyjne. Możesz zacząć od pokazania, jak wykonać zadanie, zlecić jego wykonanie i ustalić procedurę, według której dana osoba będzie mogła sprawdzić, czy praca została wykonana prawidłowo. Na początku prawdopodobnie będziesz chciał sprawdzić, czy wszystko zostało wykonane prawidłowo, co będzie miało na celu głównie uspokojenie Twojego umysłu lub sprawdzenie, czy procedury są odpowiednie. Rób to stopniowo, ponieważ, jak w przypadku każdego, kto podejmuje się nowej roli, ważne jest, aby osoba, której przekazano delegację, mogła ją przyswoić i włączyć do swojego codziennego harmonogramu. Prawdopodobnie pojawi się wiele konkretnych przypadków i może zaistnieć potrzeba wspólnego omówienia każdego z nich, aby uspokoić lub odpowiedzieć na różne pytania, które mogą się pojawić. Należy jednak uważać, aby nie infantylizować współpracownika, ponieważ, jak zobaczymy, delegowanie wykracza daleko poza przekazywanie wiedzy specjalistycznej.

Delegowanie uprawnień jest wzmocnieniem

Kiedy delegacja jest już na miejscu, pozostaje najbardziej delikatna część: upewnienie się, że dana osoba zrobi to lepiej niż Ty! Zadania zostały oddelegowane i zazwyczaj robi się to głównie po to, aby zaoszczędzić czas i uniknąć konieczności ich wykonywania. Jeśli jednak tak się stało, to dlatego, że nie masz czasu, aby poświęcić im czas, pomyśleć o ich optymalizacji czy ulepszeniu. Oczywiście należy uważać, aby nie oddelegować tylko wykonania. Na początku często tak jest, ale jest to konieczne, aby osoba przejęła ją na własność. Poza zwykłym wykonywaniem zadań, musi on stać się siłą napędową dla propozycji i ulepszeń. Trudność polega tu na przyznaniu, że sposób postępowania może się zmienić, jeśli chcemy, aby wiedza była aktualna i coraz bardziej skuteczna. W końcu, kiedy myślisz w kategoriach delegowania, musisz zrozumieć, że dana osoba nie będzie robić tego w taki sposób, jak Ty to robisz i może wnieść swój własny, osobisty akcent, a nawet zakwestionować Twoje procesy. Skuteczne delegowanie zadań wymaga również wyznaczenia celu i terminu, ponieważ musisz być w stanie zobaczyć postępy w realizacji zadania. Pozwoli Ci to uspokoić się co do zadania, ale także sprawdzić, czy postępuje i w razie potrzeby wprowadzić nowe wskaźniki. Nie chodzi więc tylko o to, by zadać sobie pytanie, jak samemu wykonałoby się zadanie, ale by pójść o wiele dalej, dając współpracownikowi wolną rękę i pomagając mu w rozwijaniu wydajności.

Ustalenie harmonogramu delegacji pracy

Twoim celem jest, aby pracownik stał się samodzielny. Musisz więc ustalić z nim termin, aby mógł wziąć odpowiedzialność za zadanie. Możesz ich wspierać, ale to wsparcie nie powinno trwać wiecznie. Twój pracownik musi zrozumieć, że musi przyswoić sobie podstawy w ograniczonym czasie, jeśli nie chcesz być za jego plecami na zawsze. Mówienie "jesteś zdany na siebie" nie jest sposobem na zapewnienie im poczucia bezpieczeństwa. Pytaj go na przykład: "Jak Ty byś zareagował na tę sytuację?", kiedy się z Tobą konsultuje, a przede wszystkim wyjaśnij mu powody swoich wyborów i wybrane rozwiązanie. Muszą stać się autonomiczne w swoich działaniach, co oznacza, że muszą rozumieć powody Twoich wyborów. Następnie może znaleźć sposób, aby zrobić to inaczej i lepiej, biorąc pod uwagę powody, dla których wybrałeś jedno rozwiązanie zamiast drugiego. Poza arkuszem proceduralnym, który stanowi jedynie podstawę, musi on zatem samodzielnie wykonać zadanie. W przeciwnym razie nie ma prawie żadnej motywacji do wykonania zadania zgodnie ze sztywną instrukcją.

Monitorowanie delegowania zadań

Dobre delegowanie zadań oznacza, że zapewniasz zasoby niezbędne do wykonania zadania. Musisz zatem zapewnić dostęp do zasobów potrzebnych do wykonania zadania, aby pracownik nie spędzał czasu na pytaniu, jak wykonać pożądane zadanie. Nie można naprawdę delegować zadań, nie dając środków. Ta część jest często trudna, ponieważ wymaga zaufania i udzielenia dostępu do zasobów, które wcześniej kontrolowałeś i nie powstrzymywałeś się. Następnie należy ustalić działania następcze, polegające na regularnych wizytach kontrolnych. O ile na początku można to robić codziennie, to wkrótce tempo to musi zostać zmniejszone, aby umożliwić autonomię. W przeciwnym razie ryzykujesz, że osoba ta zostanie wprowadzona w tryb "egzekucji". Zaplanuj regularne wizyty kontrolne, aby zobaczyć, jak postępują prace i sprawdzić, czy projekt zmierza we właściwym kierunku. Powinieneś być wystarczająco dyspozycyjny, aby odpowiadać na różne prośby współpracownika i pozostać otwartym. Wielką trudnością pozostaje fakt arbitrażu Twojej obecności, aby rzeczywiście delegować misję, a nie tylko jej wykonanie. W przeciwnym razie szybko może się okazać, że za każdym razem, gdy Twój kolega będzie Cię wzywał, sam będziesz wykonywał to zadanie. W końcu jednak to nie Ty będziesz odpowiedzialny za zadanie, ale inna osoba, której można je potencjalnie przekazać. Powinien on stać się zadaniem Twojego pracownika, a nie pozostać zadaniem oddelegowanym przez Ciebie.