Infrastruktura i wyposażenie biura rachunkowego

Biuro rachunkowe poza zatrudnianiem profesjonalistów musi posiadać również odpowiednią infrastrukturę i wyposażenie, które pozwoli na świadczenie swoim klientom pełnowartościowych usług.

Niezbędne wyposażenie

Pierwszym i podstawowym elementem należącym w skład infrastruktury biura rachunkowego jest oczywiście wynajęty lub własny lokal oraz jego specjalne oznakowanie, a także zakup niezbędnych dla mebli, materiałów biurowych, fachowa literatura i inne źródła wiedzy. Kolejna część to różnego rodzaju sprzęt techniczny, taki jak między innymi telefony, ksero i komputery, które mają dostęp do Internetu.

Bardzo ważną funkcję pełnią tutaj wszelkiego rodzaju programy komputerowe, których prawidłowe użytkowanie wymaga posiadania niezbędnej licencji. Takie oprogramowanie ma za zadanie wspomagać pracowników biur rachunkowych, pomagać w sprawnym wyszukiwaniu pożądanych informacji, a także w zachowywaniu takich danych oraz analizowaniu i ich zestawieniu w celu wspomagania podejmowania decyzyjnych kroków. W tym miejscu warto zapoznać się z rekomendacjami dotyczącymi takich właśnie programów, których udziela największa, a zarazem najstarsza organizacja w naszym kraju, która zrzesza księgowych, a mianowicie jest to Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.

W liście rekomendowanych programów możemy znaleźć takie programy, jak na przykład Impuls EVO od Biura Projektowania Systemów Cyfrowych S.A., IFS Applications w wersji 7.5 firmy Industrial&Financial Sytems Poland Sp. z o.o. Warszawa lub CDN OPT!MA, wersja 8.6. od COMARCH SA Kraków. Ten ostatni produkt skupia się na powtarzalności czynności pracowników biur rachunkowych i ma kilka modułów dopasowanych do oczekiwań swoich klientów.

Pierwszy moduł bazuje na Księdze Przychodów i Rozchodów i daje jej użytkownikom wiele korzyści płynących z użytkowania, takich jak między innymi przygotowywanie deklaracji podatkowych, a także e-Deklaracji, prowadzenie ewidencji dodatkowej i wynagrodzeń, a nawet rozliczania ewidencji przebiegu naszego pojazdu. Ten moduł umożliwia nam również prowadzenie pełnej księgowości w przedsiębiorstwie zgodnie z Ustawą o rachunkowości, a także zarządzanie ewidencją środków trwałych, w tym ewidencji wyposażenia i środków trwałych w budowie oraz pozwala na wybór różnych metod amortyzacji.

Kolejny moduł dotyczy działu kadr i płac, a dzięki zastosowaniu profesjonalnego oprogramowania mamy pewność, że nasze działania są dopasowany i zaktualizowane do wszelkich niezbędnych wymagań i przepisów. Znajdziemy tutaj szereg funkcji usprawniających naszą pracę, a mianowicie przesyłkę listę płac pomiędzy bazami w celu dokonania zaksięgowania, kompleksowe rozliczanie wypłat uwzględniając takie elementy jak czas pracy, nieobecności i dodatki, pobieranie zwolnień lekarskich w wersji elektronicznej, rozliczanie wszelkiego rodzaju nieobecności, które miały związek z rodzicielstwem, a także umów cywilno-prawnych oraz ewidencja pracowników informująca o przebiegu ich pracy. Te i wiele innych korzyści otrzymujemy z wykorzystania modułu kadrowo-płacowego.

Bardzo przydatnym narzędziem jest również IWD, czyli Internetowa Wymiana Dokumentów, a polega to w praktyce na przesyłaniu zaszyfrowanych informacji pomiędzy dwoma serwerami programu Comarch. Mogą one dotyczyć wszelkiego rodzaju dokumentów handlowych i magazynowych, listy banków, pracowników, klientów, raporty, rozliczenia oraz wiele innych. Jest to szczególnie pomocne w sytuacji współpracy biura rachunkowego z danym przedsiębiorstwem, firmą a działem księgowości lub po prostu pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami, które działają niezależnie od siebie. Zapewniony jest więc szybki i bezpieczny kontakt, a także pełne bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów i danych.

Biura rachunkowe wymagają posiadania odpowiedniej infrastruktury, która zapewni jej pracownikom korzystne i prawidłowe wykonywanie swoich obowiązków, a jej klientom na zapewnienie kompleksowej usługi o najwyższym poziomie jakości i bezpieczeństwie. Bardzo istotne znaczenie ma tutaj zastosowanie właściwego programu komputerowego.