Instrukcja kancelaryjna - czym jest, co powinna regulować?

W celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz ujednolicenia zasad pracy z dokumentacją w danej jednostce wprowadza się tzw. instrukcję kancelaryjną.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej jako: "rozporządzenie") narzuca na organy samorządu terytorialnego oraz urzędy je obsługujące obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnych, których właściwości określa to rozporządzenie.

Pozostałe organy państwowe także mają obowiązek zadbania o obieg i przechowanie dokumentacji, natomiast poszczególne instrukcje kancelaryjne są tworzone wewnętrznie i wymagają zatwierdzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Nie ulega wątpliwości, iż stosowanie jednolitych zasad pracy z dokumentami wspomaga również sprawne funkcjonowanie innych podmiotów, takich jak chociażby zakłady pracy. Krystek (2001) definiuje instrukcję kancelaryjną jako "akt normatywny wewnętrzny, regulujący sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne instytucji czynności związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego ich załatwiania" (s. 38-39). W praktyce sprowadza się to do sporządzenia dokumentu określającego poszczególne etapy pracy z danym pismem czy też korespondencją, uszczegóławiającego ich stronę formalną (pod kątem oznakowania, podpisywania itp.) oraz regulującego podział kompetencji pracowników w tych obszarach.

Wspominane rozporządzenie definiuje instrukcję kancelaryjną w analogiczny sposób:

§ 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:
1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz
2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

Rozporządzenie wydane zostało w celu uwzględnienia informatyzacji administracji i dzieli czynności kancelaryjne na te wykonywane w systemie tradycyjnym oraz w systemie EZD - Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Drugi z wymienionych systemów od 2011 roku jest wprowadzany stopniowo do organów administracji w całym kraju i ma na celu ujednolicenie, usprawnienie oraz ograniczenie kosztów związanych z czynnościami kancelaryjnymi w urzędach. Istotne jest zaznaczenie w omawianym rozporządzeniu niemożności przechodzenia między systemem tradycyjnym a EZD - wybór EZD zobowiązuje do ograniczenia systemu tradycyjnego do minimum (kierownik danego podmiotu określa wyjątki od EZD, musi jednak opierać się na przepisach prawnych wykazujących, co może w takim przypadku zostać objęte tradycyjnym systemem kancelaryjnym). Pieczę nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej sprawuje kierownik danej jednostki administracyjnej.

Instrukcje kancelaryjne uwzględniają przede wszystkim stosowany system kancelaryjny: bezdziennikowy bezrejestrowy lub bezdziennikowy rejestrowy (Krystek, 2001). Rozporządzenie wprowadza w organach samorządu terytorialnego pierwszy z nich. Polega on na posługiwaniu się dokumentacją i aktami spraw bez ich rejestracji w obiegu wewnętrznym. Kluczowe jest prawidłowe oznakowanie teczek dotyczących danych spraw (które jest określone w instrukcji kancelaryjnej). Wyjątkiem są pisma szczególnie ważne, wartościowe itd., które podlegają ewidencji. W jaki sposób organy samorządu terytorialnego mają obowiązek oznaczać dokumentację danej sprawy określa omawiane rozporządzenie w załączniku dotyczącym instrukcji kancelaryjnej. Drugi sposób prowadzenia czynności kancelaryjnych - rejestrowy - polega na rejestrowaniu pierwszego oraz ostatniego pisma danej sprawy, a dokumenty pojawiające się w jej trakcie są znakowane sygnaturą danego postępowania (Krystek, 2001). Sposób sygnowania sprawy jest oczywiście również uwzględniony w instrukcji kancelaryjnej danej jednostki.

Poza systemem kancelaryjnym prawidłowo stworzona instrukcja kancelaryjna powinna regulować:

• obieg akt (etapy obiegu, punkty zatrzymania akt),
• zasady przyjmowania i przesyłania wpływów,
• odbiór korespondencji przychodzącej,
• rejestrowanie i znakowanie pism lub spraw,
• formy załatwiania spraw,
• podpisywanie pism,
• terminy załatwiania spraw,
• wysyłanie pism,
• przechowywanie akt bieżących oraz tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Rozporządzenie określa też podział dokumentacji na tworzącą i nietworzącą akt sprawy, sposób udostępniania danych między komórkami merytoryczną a współpracującymi oraz osobno uszczegóławia powyżej wymienione kwestie zarówno dla systemu EZD, jak i tradycyjnego. Reguluje ponadto powielanie i publikowanie dokumentów oraz aspekt kontrolny.

Prawidłowo stworzona instrukcja kancelaryjna zawiera również wytyczne dotyczące błędów innych podmiotów lub sytuacji niestandardowych - na przykład rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów dotyczące instrukcji kancelaryjnych określa, co należy uczynić w przypadku otrzymania nieprawidłowo zaadresowanej korespondencji, gdy sprawa zostaje załatwiona ustnie albo gdy jest konieczne przedłużenie jej na kolejny rok kalendarzowy. Można uogólnić, iż prawidłowa instrukcja kancelaryjna składa się z:

• postanowień wstępnych (tj. celu, wyjaśnieniu pojęć, ogólnego opisu obiegu korespondencji i podziału akt),
• przepisów szczegółowych (w tym odbiór i wysyłka pism, rejestrowanie spraw),
• przepisów specjalnych (przypadki szczególne, niestandardowe, terminowość, kontrola).

Dodatkowo instrukcja kancelaryjna powinna zawierać załączniki takie jak schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory druków i formularzy potrzebnych do realizacji założeń instrukcji (Krystek, 2001). Konieczne jest również przeszkolenie pracowników, bez czego instrukcja kancelaryjna pozostałaby martwym przepisem wewnętrznym.

Instrukcje kancelaryjne pomagają sprawnie funkcjonować organom o różnej specyfice. Szczegółowe określenie i uporządkowanie reguł pracy z dokumentami pozwala na minimalizowanie błędów (ideą jest ich wyeliminowanie, lecz nawet najdoskonalsza instrukcja kancelaryjna nie wpływa na czynnik ludzki). Usprawnia pracę biur i wymianę informacji między podmiotami. Dzięki jednolitym sposobom oznakowania dokumentów w administracji państwowej, które instrukcja kancelaryjna załączona do rozporządzenia dokładnie określa, postępowanie w danej sprawie staje się bardziej przejrzyste i szybsze, gdyż ogranicza do minimum nieład wśród akt. Mimo wielu zarzutów wobec biurokratyzacji administracji państwowej rzetelne realizowanie instrukcji kancelaryjnych - zwłaszcza w systemie EZD - może skutecznie przyspieszyć działanie organów oraz obniżyć koszty pracy z dokumentacją.

Również sfera działalności prywatnej może czerpać korzyści z funkcji instrukcji kancelaryjnych. Wprowadzenie tego typu dokumentów do codziennego funkcjonowania przeciętnego przedsiębiorstwa pozwoli efektywniej prowadzić pracę sekretariatu i usprawnić komunikację między poszczególnymi działami.

Brak instrukcji kancelaryjnej w dużych firmach doprowadziłby do chaosu organizacyjnego. Warto jednak pracować nad takim jej opracowaniem, by jej zasady były przejrzyste i prowadziły do czytelnej systematyzacji pracy z dokumentami, zamiast do powstawania biurokratycznych absurdów.