Środki pieniężne

W przypadku każdego rodzaju działalności ważnym aspektem są środki pieniężne. Duża liczba przedsiębiorców odeszła od tego rodzaju działań gotówkowych na rzecz transakcji bezgotówkowych, czyli transakcji obsługiwanych za pomocą kart płatniczych. Środki pieniężne w kasie to nic innego jak suma pieniędzy, którą dane przedsiębiorstwo czy osoba prowadząca działalność fizycznie posiada.

Aktywa pieniężne

Aktywa pieniężne są zdefiniowane w art. 3 ust., 1 pkt 25 Ustawy o rachunkowości, jako aktywa w formie krajowych środków płatniczych, walut obcych i dewiz. Do nich, bowiem można zaliczyć inne aktywa finansowe. Środki pieniężne w kasie jak i na rachunkach obejmują środki pieniężne znajdujące się w fizycznej postaci zarówno w złotych polskich jak i w walutach obcych.

Środki pieniężne w kasie i na rachunkach na dzień bilansowy wycenia się w wartości nominalnej. Jeżeli kasa lub rachunek bankowy prowadzone są w walutach obcych, saldo środków pieniężnych należy wycenić według kursu średniego NBP obowiązującego na ten dzień dla danej waluty (stosując art. 30 ust. 1 pkt 1 Ustawy o rachunkowości). Inne środki pieniężne oraz inne aktywa pieniężne wycenia się, podobnie jak środki pieniężne w kasie i na rachunkach, według wartości nominalnej. Według definicji środków pieniężnych można je określić, jako kontrolowane przez określoną jednostkę zasoby finansowe powstałe w wyniku zjawisk, które miały miejsce w przeszłości i spowodowały przypływy w postaci środków pieniężnych.

Biorąc pod uwagę środki pieniężne w kasie wycenia się je, bowiem w wartości nominalnej. Jeżeli natomiast występuje sytuacja, kiedy środki są w walutach obcych liczy się je, bowiem po obecnym kursie Narodowego Banku Polskiego. Środki pieniężne są najbardziej płynnym czynnikiem całego przedsiębiorstwa. Służą one na uregulowanie bieżących spraw jak i zapłatę za kupione towary do organizacji. Rozliczenia takowych środków może odbywać się w sposób pieniężny (za pomocą banknotów czy monet) jak i bezgotówkowy (za pomocą kart płatniczych czy przelewów). Obrót gotówkowy powstaje poprzez kasę, za jej pośrednictwem, a obrót bezgotówkowy za pośrednictwem banku, w których dana osoba czy jednostka posiada rachunki bankowe.

Obrót gotówkowy, jaki wcześniej został wspomniany jest to nic innego jak przyjmowanie i wydawanie gotówki z kasy. Osobą odpowiedzialną za gotówkę znajdującą się w kasie jest kasjer. Ważną, bowiem rolą kierownictwa jest wybranie dobrego i uczciwego kasjera. Osoba na takim stanowisku jest zobowiązana do przyjmowania jak i pobierania gotówki z banku jak i wpłacanie ich na rachunek bankowy. Pieniądze znajdujące się na koniec dnia w kasie nazywa się nadwyżką gotówki. Nadwyżka ta jest to wysokość ponad zapas, którą powinno przekazywać się na rachunek bankowy. Gotówka może znajdować się w kasie pod warunkiem, że jest należycie zabezpieczona. Można wyróżnić także gotówkę przechowywaną w kasie w formie depozytu podlega ona zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej. Nie może być jednak wykorzystana na pokrycie wydatków jednostki jak również na uzupełnienie zbędnego zapasu gotówki.

Raport kasowy

Występują wysokie operacje kasowe oraz istnieje wysoki stan gotówki. Wszystko zapisuje się w tak zwanym raporcie kasowym. Jest to raport, który jest sporządzany codziennie lub raz za kilka okresów. Obowiązkiem kasjera jest kontrolowanie niezgodności stanu gotówki w kasie z tym, że raporty - wszelkiego rodzaju wypłaty i wpłaty gotówki zagranicznych środków płatniczych powinny być opisane w odrębnych raportach prowadzonych dla każdego rodzaju waluty. Raport pozwala kontrolować zgodność stanu faktycznego gotówki ze stanem ewidencyjnym takiego raportu. Nie musi prowadzić go osoba bądź działalność, która opłaca wszelkie wydatki z rachunku bankowego, bo są do rozliczenia, ponieważ pracownik, który dysponuje tymi sumami powinien każdy wydatek udokumentować a pozostałość gotówki płacić na rachunek bankowy. Jeżeli chodzi o charakterystykę środków pieniężnych w kasie można także rzec, że powinny one być inwentaryzowane. Potwierdzeniem takowej inwentaryzacji jest protokół z przeliczenia gotówki w kasie. Powinien być sporządzony każdego dnia, jeżeli zmienia się odpowiedzialna osoba na danym stanowisku bądź na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

W przypadku, kiedy zostanie ujawniony w wyniku spisu niedobór gotówki odpowiada za to kasjer. Niedobór ceny jest wykazywany w raporcie kasowym na podstawie dowodu KW. Natomiast, jeżeli chodzi o nadwyżki są udokumentowane w raporcie kasowym dowodem KP i stanowią jedno ze źródeł zysków nadzwyczajnych w jednostce. W kasie może być przeprowadzona kontrola bieżąca i kontrola okresowa.

Kontrola bieżąca
Polega na tym, że może ona ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez kierownika działu finansowego.

Kontrola okresowa
Bowiem dokonywana jest zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej. Dokonywana ona jest na polecenie dyrektora zakładu. Fakt dokonania takowej kontroli powinien także być udokumentowany protokołem.

Podsumowując należy stwierdzić, że wyróżnić można środki pieniężne w kasie. Jednak nie jest to jedyny rodzaj aktywów występujących w przedsiębiorstwie, bowiem występują także środki pieniężne na rachunkach bankowych jak i inne środki pieniężne. Poniżej zostanie przedstawiona charakterystyka środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Środki pieniężne na rachunku bankowym

Środki pieniężne zarówno krajowe jak i zagraniczne służące rozliczeniom bezgotówkowym są składowane w bankach na rachunkach bankowych. Każda jednostka może posiadać kilka rachunków lub 1. Może także posiadać po jednym rachunku w różnych bankach. W takim przypadku musi ona poinformować urząd skarbowy oraz banki, który z tych rachunków jest podstawowy.

Obowiązek prowadzenia takiego rachunku i gromadzenia na nim środków nakłada na jednostki gospodarcze ustawa o działalności gospodarczej. Osoba, która podpisze umowę na rachunek bankowy i nada numer - upoważniona jest do przeprowadzania za jego pośrednictwem różnych operacji rozliczeniowych. Prawo bankowe definiuje bankowe rozliczenia pieniężne jako operacje polegające na dokonywaniu zmian stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym na zlecenie klienta lub w wyniku czynności, które z mocy prawa powodują taką zmianę w przypadku środków na rachunkach bankowych. Można wyróżnić sytuacje powodujące zwiększenie lub zmniejszenie stanu posiadania, czyli salda. Rachunek taki ma służyć do gromadzenia środków pieniężnych oraz prowadzenia różnego rodzaju rozliczeń krajowych. Do innych rachunków bankowych niż te standardowe zakładane w banku, jako rachunek rozliczeniowy można zaliczyć:

• rachunki lokat terminowych, które służą do zakładania lokat,
• rachunki bankowe środków wyodrębnionych na przykład Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
• rachunki pomocnicze, które otwierane są w innych bankach,
• rachunki dla rozliczeń zagranicznych prowadzone, aby w łatwy sposób móc rozliczać zagraniczne obroty.

Oprócz rachunków bankowych w polskiej walucie jednostki gospodarcze mogą otwierać także rachunki walutowe. Na tych rachunkach gromadzi się przede wszystkim dywizy uzyskane ze sprzedaży towarów i usług za granicą oraz te, które za ich pośrednictwem dokonuje się rozliczeń transakcji eksportowych z kontrahentami zagranicznymi. Zapisy na tych kontach są dokonywane w walutach obcych i równocześnie w walucie polskiej. Jednostki gospodarcze mogą także posiadać rachunki walutowe za granicą - muszą jednak poinformować o ich otwarciu Narodowy Bank Polski oraz w okresach kwartalnych przekazywać informacje o obrotach i saldach.

Środki pieniężne prowadzone na rachunkach bankowych lub walutowych mogą być oprocentowane, doliczane lub ewentualnie potrącone przez banki. Odsetki oraz różnice kursowe wynikające z kursu walut lub sprzedaży stanowią przychody lub koszty finansowe. Wyjątkiem od tej zasady są odsetki od środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, które powiększają fundusze. Środki pieniężne na rachunkach bankowych ewidencjonuje się na koncie. Po stronie "winien" księguje się wpływy, a po stronie "ma" księguje się wypłaty środków pieniężnych. Ewidencja ta jest dokonywana na podstawie dokumentów bankowych, a błędy są poprawiane za pomocą not korygujących. Jeżeli własne środki jednostki nie wystarczają na pokrycie potrzeb w zakresie finansowania działalności może on ubiegać się o kredyt bankowy krajowy lub dewizowy.

Zgodnie z art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665 z późn. zm.) rozliczenia pieniężne przeprowadza się m. in. bezgotówkowo za pomocą papierowych lub elektronicznych nośników informacji. Mając natomiast na uwadze treść art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej trzeba pamiętać, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro. Wartość tę należy przeliczyć na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Rachunek bieżący to taki rodzaj rachunku, który służy do gromadzenia środków pieniężnych i przeprowadzania rozliczeń z kontrahentami oraz z tytułów publicznoprawnych (jak np. podatki). Konto 131 "Bieżący rachunek bankowy", za pomocą którego prowadzi się ewidencję operacji dokonywanych na tym rachunku bankowym, może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn wskazuje na stan środków pieniężnych, a saldo Ma oznacza zadłużenie jednostki występujące na rachunku bieżącym wobec banku. Podstawę zapisów księgowych na tym koncie stanowią wyciągi bankowe. Po stronie Wn konta 131 księgowane są wszelkie wpływy na ten rachunek, a po stronie Ma - wszelkie rozchody.

W przypadku środków pieniężnych w bankach (a także innych rozrachunków z bankami, np. z tytułu kredytów w rachunku bieżącym) praktyką jest, że bank prowadzący rachunek jednostki przesyła informację o saldzie, figurującym w jego księgach rachunkowych. Uzgodnienie salda odbywa się więc na podstawie dokumentu przekazanego przez bank. Wyciąg przesłany przez bank powinien być sprawdzony przez jednostkę pod względem jego zgodności z księgami rachunkowymi. W sytuacji wystąpienia rozbieżności należy różnice bezwzględnie wyjaśnić.

W przypadku gdy bank nie prześle odpowiedniego wyciągu informującego o stanie salda lub wysokości kredytu, jednostka powinna sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda. Potwierdzenie stanu środków powinno być sporządzone na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dniem tym będzie 31 grudnia.

Warto dodać, iż w podobny sposób inwentaryzuje się papiery wartościowe w formie zdematerializowanej (akcje i inne papiery wartościowe), które jednostka posiada w bankach lub biurach maklerskich oraz czeki i weksle przekazane do banku celem realizacji, a także salda pożyczek z innymi niż banki pożyczkodawcami.

Podsumowując charakterystykę środków pieniężnych na rachunkach bankowych można stwierdzić, że prościej rzecz ujmując są to środki pieniężne umieszczona na rachunkach bankowych. Są to środki zarówno w walucie polskiej jak i w walucie zagranicznej. Obowiązek prowadzenia takiego rachunku i gromadzenia na nim środków nakłada na jednostki gospodarcze ustawa o działalności gospodarczej. Jest to dość wygodne rozwiązanie, gdyż to bank przejmuje na siebie odpowiedzialność za środki pieniężne danej firmy czy przedsiębiorstwa. Do środków pieniężnych można zaliczyć także inne środki pieniężne.

Inne środki pieniężne

Charakterystyka środków pieniężnych dzieli się na trzy części. Pierwsza z nich są środki pieniężne w kasie. Następne są to środki pieniężne na rachunkach bankowych, natomiast trzecie są to inne środki pieniężne. Trzecia z grup, która będzie opisywana poniżej jest grupą, która mało mówi poprzez swoja nazwę. O ile środki w kasie mówią o gotówce, a środki na rachunkach mówią o środkach na rachunkach bankowym o tyle inne środki nazwą nie dają wiele do myślenia. Poniżej zostanie opisana ta część charakterystyki.

Inne środki pieniężne obejmują niekwalifikujące się do środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych środki pieniężne, zwłaszcza: środki pieniężne w drodze stanowiące stan gotówki wpłacanej na rachunek bieżący jednostki w banku za pośrednictwem trezora bankowego, poczty i inkasentów.

Wykazuje się ją w bilansie w wartości nominalnej w wielkości wynikającej na dzień bilansowy z ksiąg rachunkowych, pełniące funkcję płatniczą: weksle i czeki obce, czeki podróżnicze, przekazy i inne dokumenty płatne w ciągu 3 miesięcy od dnia wystawienia; wycenia się je w kwocie należnej jednostce zapłaty, wynikającej z tych dokumentów płatniczych, środki pieniężne w banku - w ich wartości nominalnej, stanowiące lokaty terminowe o terminie zapadalności krótszym niż 3 miesiące, a także odsetki naliczone na dzień bilansowy od tych lokat, które jeszcze nie stały się należnością.

Obok rachunków bankowych oraz gotówki w kasie jednostka może posiadać w banku inne rachunki, na którym gromadzi także środki pieniężne przeznaczone na określone cele działalności, na które potrzeba jest zgromadzenia większej ilości środków. Do tych innych środków można zaliczyć:

• czeki obce,
• weksle obce,
• środki pieniężne w drodze

Są one określone na koncie, jako inne środki pieniężne, które służą do ewidencji otrzymanych i niezrealizowanych czeków i weksli, środków pieniężnych w drodze, metali szlachetnych niezaliczanych do rzeczywistych składników majątku obrotowego. Jeżeli chodzi o środki pieniężne w drodze są to środki pieniężne, których termin zapłaty przypada z odroczonym terminem płatności.