Rodzaje pism

Pismo ma kilka definicji jednak najprościej ujmując pismo jest to myśl lub zespół myśli człowieka wyrażony za pomocą znanych znaków pisarskich i "przelanych" na papier, komputer lub inne urządzenia.

Wśród pism można wyróżnić następujące rodzaje:

• Ze względu na treść pisma wyróżniamy:
  
  1. pismo informacyjne, czyli pisma które dostarczają dokładnych, pełnych i obiektywnych danych stanu faktycznego. W takich pismach nie występuje czynnik nakłaniający odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma np. rachunek, zaświadczenie czy protokół. Najprościej mówiąc są to pisma, które mają dostarczyć nam pewnych informacji, a nie wywierać na nas jakikolwiek wpływ;
  2. pismo przekonywujące jest to pismo, które w przeciwieństwie do pisma informacyjnego dąży do pozyskania odbiorcy dla swojego punktu widzenia w danej sprawie. Często potrzebna jest argumentacja przekonywująca np. podanie, odwołanie, reklamacja. Tutaj wiadomość wywiera wpływ.

• Ze względu na formę pisma wyróżniamy:
  1. pismo sporządzane na blankietach specjalnych np. blankiety reprezentacyjne, listy okolicznościowe wysyłane z okazji rocznic, świąt itp. przez kancelarie najwyższych organów władzy państwowej;
  2. pismo sporządzone na blankietach korespondencyjnych (firmówki), przeznaczone do korespondencji zewnętrznej i określone polską normą. Natomiast pisma występujące w obiegu wewnętrznym sporządzane są w formie nieokreślonej przez polską normę i obowiązujące przepisy;
  3. pismo sporządzane na formularzach. Określają w jednolity sposób zakres i powtarzalność informacji zamiast dowolności w jej formułowaniu.

• Pisma ze względu na obieg dzielimy na:
  1. pisma otrzymywane z zewnątrz;
  2. pisma wysyłane na zewnątrz;
  3. pisma wewnętrzne nie wykraczające poza daną firmę.

• Ze względu na stopień pilności wyróżniamy:
  1. pismo zwykłe załatwiane w zwyczajowo przyjętych terminach do 14 dni;
  2. pismo pilne/bardzo pilne załatwiane w dniu otrzymania lub w ciągu 3 dni. Warto dodać, że takie sprawy można również załatwić czasem telefonicznie jeśli odpowiedź na pismo nie może czekać - pismo terminowe są to pisma, które powinny być załatwione w terminie jaki został wyznaczony w piśmie przez nadawcę.

• Ostatnim podziałem jest podział ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy:
  1. pismo tajne chronione tajemnicą państwową;
  2. pismo poufne chronione tajemnicą służbową;
  3. pismo jawne, nie chronione żadną tajemnicą;
  4. pismo do użytku wewnętrznego np. w firmie Pismo to nie chaotyczny zlepek myśli, każde pismo ma swoje przeznaczenie i każde musi być sporządzone według obowiązujących zasad.