Zadania i obowiązki biura rachunkowego

Każde biuro rachunkowe świadczy dla swoich klientów takie usługi, jak między innymi sporządzanie bilansów finansowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych, rejestracja firm, sporządzanie deklaracji podatkowych, prowadzenie wszelkiego rodzaju dokumentacji kadr pracowniczych oraz dokonywanie obliczeń odnoszących się do różnego rodzaju zobowiązań publicznoprawnych, które są odciągane od naszego wynagrodzenia.

Należy jednak pamiętać, że poza podstawowymi usługami mają one także szeroki zakres obowiązków.

Zadania biura rachunkowego

Pierwszym obowiązkiem, które dotyczy każdego biura rachunkowego, jest prawidłowe przeprowadzenie ewidencji podatkowych, a wszystko musi odbywać się zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi.

Kolejny aspekt jest bardzo istotny z technicznego punktu widzenia, a mianowicie w sytuacji, gdy ewidencja podatkowa klientów wymaga wykorzystania specjalistycznego programu komputerowego, biuro musi mieć odpowiednie prawa, które pozwalają na eksploatowanie aplikacji właśnie do tego określonego zadania. Biuro musi także zapewnić wszelki sprzęt i wyposażenie, które jest niezbędne do pełnowartościowego wykonywania czynności zawodowych i świadczenia jak najlepszych usług.

Jednym z bardzo ważnych powinności biura rachunkowego jest zagwarantowanie pełnego bezpieczeństwa wszelkim danym oraz informacjom, które zostały pozyskane z dokumentów dostarczonych przez klientów, a także dołożenie wszelkich starań, aby takie dokumenty pod żadnym pozorem nie uległy zaginięciu lub zniszczeniu i nie dostały się do wglądu osobom do tego nieupoważnionym. Co więcej, wszystkie otrzymane informacje, które mają związek z określoną sprawą w drodze wykonywania czynności biura rachunkowego, muszą zostać objęte tajemnicą zawodową.

Personel biur rachunkowych ma również za powinność przekazywanie swojemu klientowi informacji dotyczących aktualnych zobowiązań podatkowych, które przysługują za określony okres rozliczeniowy. Takie powiadomienie musi nastąpić najpóźniej jeden dzień przed terminem i może mieć charakter rozmowy telefonicznej, faksu lub wiadomości elektronicznej.

Nieodpłatnym obowiązkiem biur rachunkowych może być również ich uczestniczenie lub reprezentowanie swoich klientów podczas odbywanej kontroli skarbowej albo podatkowej. W tym celu spełnionych musi zostać kilka ważnych czynników. Mianowicie umowa jest w dalszym ciągu realizowana przez obie strony i zakres odbywanej kontroli ma swoje pokrycie co do okresu obowiązującej umowy, a zdarzenie odbywa się na terenie urzędu skarbowego, urzędu kontroli skarbowego lub po prostu biura rachunkowego. Ten typ obowiązku występuje na żądanie klienta i nie wymaga dodatkowych kosztów, chyba że czynności kontrolne ma charakter pozamiejscowy- wtedy to na kliencie spoczywają koszty wyżywienia, zakwaterowania oraz dojazdu.

Inne obowiązki

Poza wyżej wymienionymi zadaniami, biura rachunkowe muszą liczyć się także z kilkoma innymi. Pierwszym przykładem, który obowiązuje wszelkie biura prowadzące księgi rachunkowe, jest podjęcie wszelkich działań, które mają na celu zapobieganie praniu brudnych pieniędzy. Kolejne obostrzenie dotyczy przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu. Oba wyżej przedstawione zobowiązania wynikają z odpowiedniej ustawy, a brak ich przestrzegania może prowadzić do otrzymania grzywny, a w sytuacjach, gdy dochodzi do celowego zaniedbania- nawet do kary pozbawienia wolności.

Podsumowanie

Każde biuro świadczące usługi związane z rachunkowością musi zapewnić swoim klientom pełne i kompleksowe działania, które mają na celu zabezpieczenie danych przed osobami trzecimi lub ich zniszczeniem, a także czystą i uregulowaną sytuację w kwestiach podatkowych. Jednak pomimo tej pracy, nie można zapominać, że biura rachunkowe same w sobie także odpowiadają przed właściwymi organami, a przypadkowe lub celowe niedopełnienie niezbędnych wymagań może być skutkiem bardzo poważnych konsekwencji. Właśnie dlatego tak ważne jest zapewnienie klarownej sytuacji zarówno klientom, jak i wewnątrz biura.